Процессное управление компанией: зачем и как?

Бизнес-процесс

Тема процессного управления как никогда сейчас актуальна. Форумы пестрят информацией о том, как важно и нужно управлять процессами в компании.

Но как понимают процессное управление за границей? Мы хотим создать бизнес – мы проводим анализ рынка – мы прописываем все процессы изначально – мы создаем бизнес – мы пересматриваем процессы с определенной периодичностью.

Как понимаем процессное управление мы? Мы хотим создать бизнес – Создаем! Сначала все делаем сами, как следствие, не испытываем потребности в описании. Зачем писать то, что наизусть знаешь?Через некоторое время, если бизнес успешно расширяется, мы отдаем часть функций др.людям. Специализация влечет за собой появление новых функций, перестройку существующих процессов. Мы уже не совсем четко понимаем, как это происходит. Большая специализация – все меньшее понимание, как же этот бизнес работает. Пока наемные работники не увольняются – все хорошо. Как только кто-то собирается перейти на работу в другую компанию (что в целом нормально), начинается аврал. Непонятно, что он делал, как он делал. Даже в случае подробной передачи дел остаются незакрытые вопросы, процессы находятся в голове у сотрудника. И больше никто о них не имеет подробного практического представления. И это мы рассматриваем вариант, что все хорошо) А если при росте специализации вам не удалось подобрать правильных людей, то бизнес начинает расшатываться. Не буду повторяться на тему логики развития бизнеса в постсоветских странах. На эту тему есть отличная статья — Емельянова Е. Н., Поварницыной С. Е. «Циклы организаций» — http://www.aster-c.com.ua/309/

Я хочу осветить другую сторону процессного управления. Предположим, собственник компании пришел к выводу, что процессное управление необходимо. При этом компания уже давно и успешно работает на рынке. Как правильно подойти к описанию бизнес-процессов? С чего начать? Идти от общего к частному или от частного к общему? Что (какие таинственные док-ты) должны получиться в итоге? Часто бывает, что осознав объем работы и не найдя в компании того, кто ее бы выполнил, собственник принимает решение сдаться. Но как говорится «слона едят по кусочкам», так что начнем.

Для начала определимся, что такое «бизнес-процесс»? По мнению уважаемой Википедии, «это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей» — ru.wikipedia.org/wiki/Бизнес-процесс.

Естественно, любая реально работающая компания насчитывает множество бизнес процессов. Для того чтобы не растеряться от объема предстоящей работы, предлагаю пойти по пути постепенной реализации описанных ниже задач:

Задача № 1: Выделить основные бизнес-процессы, к-ые впоследствии будут разделены на более подробные процессы. Например, бизнес-процесс закупки, бизнес-процесс ценообразования, бизнес-процесс движения денежных средств.

Задача № 2: Все одновременно описывать вы не сможете. Выберите один бизнес-процесс. Попробуйте начать с того процесса, где вы меньше всего разбираетесь. Т.е. именно с этим процессом будут проблемы, если сотрудник, выполняющий его, решит уволиться.

Задача № 3: Разделите бизнес-процесс на составляющие. Например, бизнес-процесс «Ценообразование» можно разделить на ценообразование различных торговых направлений: опт, розница, интернет. И это будут различные процессы, потому что скорее всего логика в ценообразовании у вас отличается. Бизнес-процесс «Закупка» можно разделить на определение потребности в товаре; поиск и выбор оптимального поставщика; доставка товара и т.д.

Задача № 4: Выберите один процесс и опишите его, следуя логике таблицы ниже.

Могу вас поздравить – у вас есть один описанный бизнес-процесс. Но для того, чтобы он был по-настоящему рабочим, необходимо с периодичностью (определите сами: 1 раз в месяц, 1 раз в квартал, 1 раз в полгода) пересматривать бизнес-процесс вместе с его участниками. Жизнь вносит свои коррективы. Люди склонны к упрощению работы, невыполнению бесконтрольных функций. Периодический анализ даст вам возможность улучшить и актуализировать процесс,  увидеть намеренно пропускаемые сотрудниками этапы.

Сколько же уйдет времени на описание всех бизнес-процессов спросите вы? Ответ – много. Но это зависит от того, какой ресурс вы сможете выделить под данную работу. Будут ли это специалисты вашей компании или внешние консультанты, к-ые будут работать с ними в команде. Кроме того, совсем необязательно описывать каждый процесс компании. Достаточно проанализировать и выделить наиболее важные направления, наиболее сложные процессы, в конце концов примените критерий: «где я больше всего потеряю деньги, если процесс пойдет не так?». По такому принципу несложно понять, что бизнес-процесс «закрытия вакансий» по степени важности уступает процессу «работы с новым клиентом».

Постепенно, вы опишете наиболее важные процессы и сможете перейти к менее важным и ваш бизнес станет «скучным как часы». Зато понятным. Зато контролируемым. Зато ожидаемо прибыльным.

Удачи!

P.S. Уверена, что различные аспекты затронутой темы будут раскрыты еще не в одной статье.